Многие компании в период пандемии коронавирусной инфекции внепланово перевели своих работников на дистанционную работу. В процессе перевода работодатели сталкивались с разными вопросами: какие документы нужно подписать для перевода на дистанционную работу, как организовать дистанционный труд для повышения эффективности труда персонала предприятий, могут ли дистанционные сотрудники посещать офисы по графику и т. п.

Также одной из основных проблем, с которой столкнулись работодатели, стала проблема контроля дисциплины сотрудников, работающих удаленно. Под дисциплиной труда понимается обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Трудовой распорядок определяется Правилами внутреннего трудового распорядка компании. Чаще всего на практике данные правила содержат общие обязанности, без конкретизации для дистанционных работников. В связи с этим работодателю рекомендуется принять отдельный локальный нормативный акт о дистанционной работе для повышения эффективности работников предприятия.

Локальный акт

Примерная структура этого документа может включать следующие пункты:

1. Обязанность дистанционного работника уведомлять работодателя об изменении персональных данных, в том числе и об изменении адреса для направления корреспонденции. Если работник не отвечает на письма в корпоративной почте, работодатель направляет ему уведомления о предоставлении письменных объяснений о невыполнении им должностных обязанностей. Безопаснее прописывать в трудовой договор дистанционного работника точный адрес или хотя бы город выполнения работы. При изменении места исполнения обязанностей с работником заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Порядок взаимодействия и обмена документами с дистанционными работниками. В данном разделе прописываются используемые методы взаимодействия, например: «Для осуществления взаимодействия Работодатель и Работник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет, электронную, телефонную, факсимильную, мобильную, телеграфную связь, смс-сообщения, различные мессенджеры. Стороны могут взаимодействовать посредством почтовой и курьерской доставки». Также можно прописать, что в целях повышения эффективности трудовых ресурсов и скорости работы предприятия возможно использование электронной подписи. В данном разделе также возможно указать сроки, в течение которых работник должен вернуть оригиналы документов по адресу компании.
3. Обязанности дистанционного работника. Помимо общих обязанностей (в части дисциплины, например, «добросовестное выполнение должностных обязанностей и соблюдение норм локальных нормативных актов» и др.) рекомендуется предусмотреть особые обязанности, касающиеся только дистанционных работников (держать включенным корпоративный телефон в рабочее время, отвечать на сообщения в корпоративной электронной почте, немедленно сообщать непосредственному руководителю о неполадках рабочего оборудования, присутствовать посредством видеоконференций на совещаниях и встречах и пр.). Важно правильно составить требования к отчетам сотрудника для анализа показателей эффективности использования ресурсов предприятия.
4. Режим рабочего времени и времени отдыха. С точки зрения контроля дисциплины наиболее безопасным представляется вариант, когда у дистанционного работника прописано время начала и окончания рабочего дня, а также время перерыва для отдыха и питания.
   Увольнение и уважительные причины для него
   Для многих работодателей открытым остается вопрос о возможности увольнения дистанционного работника за прогул (т. е. отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, независимо от его продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня). Исходя из того, что у дистанционного работника нет рабочего места, подконтрольного работодателю, работодатель не может определить, отсутствовал ли работник на рабочем месте и в течение какого времени отсутствовал, судебная практика по данному вопросу не является единообразной. Увольнение дистанционного работника за нахождение в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения также является затруднительным, даже если есть объективные подозрения, что работник присутствовал на видеоконференции в состоянии алкогольного опьянения.

Такой вид контроля за дисциплиной работников, как контроль местоположения, может помочь зафиксировать нарушения и облегчит управление человеческими ресурсами промышленного предприятия. Данный контроль особенно актуален для работников с разъездным и дистанционным характером работы. При этом в Трудовом кодексе ничего не указано о таком порядке контроля за сотрудниками. О контроле за местоположением сотрудников в рабочее время указывается в локальном нормативном акте. Спорным является вопрос о необходимости получать согласие на обработку персональных данных в таком случае. Во избежание штрафа со стороны Роскомнадзора безопаснее для компании запросить письменное согласие сотрудников, обосновав это требование повышением эффективности труда дистанционных работников предприятия.

Данные геолокации (если контроль за местоположением работников документально правильно оформлен) могут быть использованы в качестве доказательств нарушения дисциплины в суде. Компании могут использовать и иные виды контроля, например, отслеживать время подключения к сети работодателя (VPN) и т. д.

Контроль со стороны работодателя служит важнейшим средством обеспечения дисциплины труда дистанционных работников. Существуют различные способы контроля за дисциплиной работника, главное — их правильно оформить, чтобы иметь возможность при необходимости применять к работнику дисциплинарное взыскание. Эффективность работников предприятия будет выше в той компании, которая заблаговременно позаботится внесении нужных поправок в систему управления.

Ознакомиться с полной версией материала и другими публикациями вы можете, оформив подписку на журнал «Лин-технологии. Бережливое производство» ИД «ПАНОРАМА».